Registrering av krigsplacering för organisationer i totalförsvaret

Offentliga och offentligt ägda aktörer kan registera sin krigsplacerade personal hos oss. Näringslivet har också möjlighet att ianspråkta personal för sin krigsorganisation. För att kunna ianspråkta personal ska en offentlig aktör inom totalförsvaret identifierat att verksamheten är totalförsvarsviktig och därför har behov av att registrera personal hos Pliktverket. Detta görs genom ett utlåtande som skickas in till Plikt- och prövningsverket.

Den centrala aktören är ofta en sektorsansvarig myndighet eller en beredskapsmyndighet inom en sektor som identifierar organisationer inom sin sektor. Sektorerna hittar man i SFS 2022:524 bilaga 2. Den centrala aktören kan i dagsläget även vara en annan myndighet, kommun eller region. Det är den centrala aktören som ansvarar för att fatta beslutet och meddela detta till Plikt- och prövningsverket.

Statliga myndigheter kan fatta beslut om allmän tjänsteplikt för sin egen personal. För övriga (undantaget organisationer under Riksbanken) är det regeringen eller Arbetsförmedlingen som fattar beslut om allmän tjänsteplikt.

Det är därför av vikt att organisationer tar kontakt med Arbetsförmedlingen för att inleda en dialog om att förbereda beslut om allmän tjänsteplikt av den krigsplacerade personalen. Utlåtande om identifiering av totalförsvarsviktig verksamhet skickas också till Arbetsförmedlingen.

Läs mer hos Arbetsförmedlingen

En överenskommelse om registrering och redovisning av personal är ett avtal mellan organisationen och Pliktverket som fastställer hur personal ska registreras och redovisas. Den är viktig för att:

• Organisationen ska lämna uppgifter regelbundet, minst en gång om året
• Registret hålls aktuellt
  

Organisationen ska skicka in två signerade exemplar av överenskommelsen till oss senast i samband med att personal registreras. Överenskommelsen gäller tillsvidare och behöver inte uppdateras.

Vi skickar ut påminnelser om ni inte följer överenskommelsen, får vi inget svar efter den andra påminnelsen kommer vi avregistrera det underlag ni skickat in.

Här hittar du överenskommelsen pdf, 395 kB.

Det finns olika typer av registreringar eller kontroller ni som organisation kan beställa. Nedan följer en förklaring för vad ni kan göra och vad de innebär, alla nyregistreringar ger också svar på disponibiliteten.

Totalregistrering

Totalregistrering registrerar all personal som ni vill ianspråkta som krigsplacerade hos er och är den form av registrering som ger den tydligaste överblicken av vilka personer som disponeras av er. Denna form av registrering ska göras minst en gång per år.

Ni behöver inte göra en totalregistrering om det föreligger särskilda skäl som exempelvis att ingen eller en liten förändring har skett.

En totalregistrering innebär att den lista vi får in av er ersätter det som finns registrerat hos oss sen tidigare.

• Personer som tillkommit (och som är disponibla) registreras som ianspråktagna av er.
• Personer som redan är registrerade förblir oförändrade.
• Personer som inte är med på den inkomna listan men som är ianspråktagna av er sedan tidigare avregistreras och blir disponibla att ianspråkta av annan organisation.

Personer som disponeras av annan organisation än er kan inte ianspråktas i registreringen, det kräver att ni genomför ett samråd med den andra organisationen.

Komplettering

En komplettering innebär att vi får in en lista över kompletterande personal som skall tillföras er.

Denna tjänst är aktuell om krigsorganisationen har utökats med fler verksamhetsområden, eller om det finns särskilda skäl för att registrera enskilda mellan två totalregistreringar.

Avregistrering

En avregistrering innebär att personer som ni ianspråktar blir disponibla. En avregistrering kan vara aktuell om en särskild verksamhet inte längre ska ingå i krigsorganisationer. Det kan också vara aktuellt som uppdatering för en organisation med väldigt liten personalomsättning.

Om det finns särskilda skäl kan avregistrering användas för att avregistrera enskilda mellan två totalregistreringar.

Avregistrering

En avregistrering innebär att personer som ni ianspråktar blir disponibla.

Ingen förändring

Enligt överenskommelsen skall registret uppdateras minst en gång om året. Om ingen förändring har skett sedan den tiden har passerat meddelar ni oss detta, det räknas då som att ni har uppdaterat er registrering.

Tjänster som inte innebär registrering

Disponibilitetskontroll

Vid en disponibilitetskontroll tas information fram om huruvida en person är disponibel för krigsplacering eller om personen redan är ianspråktagen. Om personen redan är ianspråktagen framgår även av vilken organisation detta har skett.

Syftet med disponibilitetskontrollen är att ge en aktuell ögonblicksbild över vilka personer som är tillgängliga för krigsplacering vid kontrolltillfället.

Förteckning

Vid begäran om förteckning tar vi fram information om all personal som finns registrerad på er organisation. Förteckningen visar alltså er totala registrering av personal.

Vid en registrering, avregistrering eller en kontroll behöver Pliktverket följande:

• Excel-fil, namnge filen med organisationens namn
• Följebrev
• Två underskrivna exemplar av överenskommelsen (Om ni inte har gjort detta tidigare)

Excel- fil ni skickar till oss xlsx, 9 kB.

Lista över personal som ska registreras, avregistreras eller kontrolleras innehållande: Endast personnummer.

Fysiskt följebrev innehållande:

Kontaktperson
Organisation
E-post och telefonnummer
Typ av registrering eller kontroll ni vill genomföra: totalregistrering, komplettering, avregistrering, disponibilitetskontroll eller förteckning.

Underskriven överenskommelse

Två exemplar krävs, vi signerar och skickar tillbaka ett exemplar till er. Överenskommelsen skickas in endast en gång.

Här hittar du överenskommelsen pdf, 395 kB.

Skicka materialet

När allt är klart skickar du detta till oss med säker överföring via MGS och SIGNE/PGBI eller REK/värdepost. Om ni skickar via USB eller liknande — märk tydligt filerna med organisationens namn.

För att skicka krypterade filer till oss behöver ni ha tillgång till kryptosystemen MGS och SIGNE/PGBI, den krypterade filen skickas till:

krokrypto@pliktverket.se

USB eller liknande skickas med rek/värdepost till postadress:

Plikt- och prövningsverket
Att: CIV
Box 31
651 02 KARLSTAD

När vi har tagit emot och hanterat era uppgifter skickas resultatet tillbaka till er. Så här går det till:

Resultatrapport

När allt är klart får ni en rapport som visar:

• vilka personer som registrerats
• vilka som lagts till
• vilka som tagits bort
• om någon inte kunde registreras och varför

Om ni skickat in underlaget fysiskt skickas resultatet till er på en CD-skiva.

Materialet skickas alltid tillbaka som rekommenderat brev/värde vilket innebär att mottagaren måste kvittera ut försändelsen. Vi skickar brevet till den ni angett som kontaktperson.

Om ni skickat in underlaget digitalt via (MGS, SIGNE/PGBI) skickar vi resultatet tillbaka på samma sätt som det kom in.
Det betyder att digital inlämning alltid ger digital återrapportering via samma system.

Här kan du se ett exempel på hur vi presenterar resultatet. xls, 48 kB.

I händelse av att den individ man önskar ianspråkta/krigsplacera redan är krigsplacerad hos en annan aktör kan det bli aktuellt med ett samråd.

Grunden är att en person ska vara krigsplacerad där den gör bäst nytta för totalförsvaret. Det finns i dagsläget ingen övergripande instans som kan avgöra frågan om man inte är överens. En samrådsprocess ska bara inledas om det är nödvändigt. Innan man inleder en samrådsprocess är det viktigt att fundera över om personen som är krigsplacerad hos annan aktör kan ersättas internt.

För att ett samråd ska kunna ske krävs dock att vissa grundförutsättningar är uppfyllda:

Den första förutsättningen är att ni har möjlighet att registrera personal. Mer information om detta finns under Förberedelser och överenskommelse- kontrollera att ni har möjlighet att registrera personal.

Förutom det så behöver båda parter i ett samråd vara överens om att krigsplaceringen gällande den individ det berör ska ändras från den ena organisationen till den andra. Det som är avgörande i detta beslut är var individen gör mest nytta för totalförsvaret.

När samråd har genomförts och en överenskommelse har träffats ska ni kontakta oss. Vi genomför därefter en omregistrering av personen med hänvisning till det gemensamma samrådsbeslutet.

Olika krigsplaceringar kräver olika kontaktvägar för samråd.

Om samrådet gäller en värnpliktig eller civilpliktig ska hemställan skickas till oss på Pliktverket. I den ska det framgå vilken eller vilka personer som är aktuella. Det ska också finnas en motivering till varför man önskar att krigsplaceringen skall ändras, alltså på vilket sätt personerna är kritiska i eran krigsorganisation.

Samrådsförfrågningar för värnpliktiga och civilpliktiga behandlas månatligen hos oss. Vi bedömer den inkomna motiveringen mot personens roll i krigsorganisationen som civilpliktig eller värnpliktig.

Arbetsgivaren ska skriftligen informera varje berörd individ om att personen är krigsplacerad samt vad detta innebär. I informationen ska inställelseplats tydligt framgå.

Informationen bör även, om möjligt, innehålla uppgifter om kontaktperson samt vilka rutiner som gäller vid höjd beredskap.

Man kan informera de som ska krigsplaceras via brev eller e-post beroende hur känsliga ni bedömer att uppgifterna är.

Vi skickar inte ut någon krigsplaceringsorder till personalen vi har registrerat som krigsplacerade hos er. Det ni som arbetsgivare som ansvarar för detta.

Syftet med krigsplacering är att säkerställa att totalförsvarets viktigaste verksamheter kan fortsätta fungera vid höjd beredskap eller krig. Genom att registrera sin krigsplacerade personal vet organisationen att de har tillgång till rätt kompetens när den behövs som mest.

Registreringen är ett planeringsverktyg för att säkerställa bemanningen av er krigsorganisation.

Överenskommelsen syftar till att man ska uppdatera sitt register minst en gång per år för att registret över krigsplacerad personal ska vara så aktuellt som möjligt.

Om registret över krigsplacerad personal är uppdaterat hamnar rätt person på rätt plats i totalförsvaret.

Denna ska man teckna med oss senast i samband med registrering av personal. Kom ihåg att underteckna och skicka in 2 exemplar till oss. Överenskommelsen tecknas endast en gång.

Här finns överenskommelse om registrering och redovisning av personal pdf, 395 kB.

När arbetsgivaren har fått tillbaka resultatet från oss gällande registrerad personal ska personalen informeras skriftligt. Informationen ska innehålla inställelseplats vid höjd beredskap.

För en organisation med liten omsättning i krigsorganisationen kan det innebära att anmäla ingen förändring eller en komplettering/avregistrering av enskilda en gång per år. Om en komplettering eller avregistreringen innebär en årlig uppdatering av ert register är det viktigt att det framgår i begäran.

En organisation med stor omsättning i krigsorganisationen kan ha behov av att göra det oftare än årsvis, dock inte mer än kvartalsvis. För de allra flesta räcker det att uppdatera årsvis eller halvårsvis.

Näringslivet har möjlighet att ianspråkta personal för sin krigsorganisation. Förutsättningen för att kunna ianspråkta personal är att en offentlig aktör inom totalförsvaret har identifierat att verksamheten är viktig för totalförsvaret.

Den offentliga aktören är oftast en myndighet med verksamhetsansvar, sektorsansvar eller regionalt ansvar för det område inom vilket företaget verkar. Det kan också vara en myndighet, kommun eller region som är i direkt beroende av den privata aktören för att kunna utöva den verksamhet den själv ska bedriva vid höjd beredskap. Sektorerna hittar man i SFS 2022:524 bilaga 2.

Innan uppgifter skickas till oss måste det säkerställas att ett skriftligt utlåtande finns från en offentlig aktör om att företaget behövs för totalförsvaret. Om det råder osäkerhet om detta kontakta er offentliga aktör.

Mer information finns hos Myndigheten för civilt försvar

Nej, eftersom totalförsvarsplikten endast omfattar svenska medborgare och personer bosatta i Sverige till slutet av året de fyller 70 år.

Vid höjd beredskap är därför personer över 70 år inte förpliktade enligt allmän tjänsteplikt att inställa sig för tjänstgöring i totalförsvaret. Därav ska personer äldre än 70 år inte registreras som ianspråktagna.

Personer äldre än 70 år kan delta som frivilliga i totalförsvaret, men omfattas in av totalförsvarsplikt.

Det är organisationens ansvar att avgöra hur stor del av personalen som ska krigsplaceras utifrån de uppgifter man har under höjd beredskap. Det arbetet ska ligga till grund för hur man väljer att registrera sin krigsorganisation.